Lancement démarche QVT. Etape 2 : le kit de déploiement en 30 jours

Encore récemment hermétique au “combo” bien-être et performance, l’entreprise post-taylorienne a dû se résigner à lâcher prise. Les évolutions socio-économiques que vivent les individus, la crise de sens ou encore le sujet clé de l’attractivité et la rétention des jeunes talents placent le salarié au coeur des enjeux stratégiques. Plus particulièrement, son bien-être physique et mental : il devient un pilier de la santé économique de l’entreprise. Selon une étude MIT/Harvard, un salarié heureux est 31% plus productif, 2 fois moins malade et 55% plus créatif. Ainsi, selon l’étude « Qualité de vie au travail 2017 » de Malakoff Médéric, 75% des dirigeants estiment que la mise en place d’une démarche de qualité de vie au travail (QVT) est l’un des thèmes majeurs.

Largement plébiscité par les salariés, certains employeurs ont donc choisi de miser sur le sport : d’après le baromètre 2017 du sport en entreprise, 78% des français sont favorables au sport en entreprise... or seules 7% des entreprises le permettent. Pourquoi un tel écart ? Les freins invoqués : la complexité dans la mise en oeuvre, le manque de temps et de moyens, pas d’idées concrètes...

Gymlib a également mené une étude avec OpinionWay sur les attentes des salariés pour le sport au travail, et les résultats sont parlants !

L’enjeu principal d’une initiative sport et bien-être réside d’abord dans sa pertinence avec la culture de l’entreprise puis, dans sa capacité à répondre aux enjeux RH. Quant à son lancement, il s’agit surtout de lever les freins en suivant un modèle de déploiement par étape. Et ce, en 30 jours, planning à l’appui. Démonstration.

1. Bien préparer son projet sport et bien-être : diagnostic, objectifs et plan d’actions

[J-30 à J-15 ]

Pour qu’une démarche sport et bien-être impacte réellement votre organisation, elle ne doit pas être perçue comme un simple artifice de la marque employeur. Elle s’inscrit, de préférence, dans une trajectoire d’amélioration de la qualité de vie au travail (QVT) en phase avec les attentes salariales.

a. Mener un état des lieux organisationnel, RH et culturel

Réaliser une carte d’identité de l’entreprise : c’est une prise de recul nécessaire pour bien comprendre qui sont vos salariés, vos “clients internes”. Quelles sont vos typologies de métiers et les contraintes associées ? Comment êtes-vous organisé (par expertise, îlot de compétences, services) ? Quels sont sont vos modèles organisationnels (horizontaux, hiérarchiques, matriciels…) ?

Prendre la température sociale et mesurer le ressenti salarial : appuyez-vous sur les enquêtes d’écoute sociales que vous avez déjà menées. Quels en sont les résultats ? Mesurez l’engagement des collaborateurs et identifiez les signaux faibles : augmentation du niveau de stress dans certaines équipes, sédentarité pour certaines fonctions, conflits ou manque de cohésion d’équipe? Point d’attention : à ce niveau, il faut être vigilant aux risques sociaux potentiels que peuvent générer les réorganisations prévues, un PSE ou des reclassements. Un projet bien-être peut-être dissonant dans un tel contexte social.

Mesurer le degré de “maturité” de l’organisation sur les sujets bien-être : où en est votre culture d’entreprise quant à la QVT ? Réalisez la revue des initiatives existantes et la perception salariale (managers et collaborateurs) qu’ils en ont. Vos salariés sont-ils habitués à cette culture du bien-être au travail ? Des freins existent-ils ?

b. Identifier ses objectifs et donner un cap stratégique à la démarche

Le point d’ancrage de votre stratégie sport et bien-être réside dans le choix de vos objectifs. Comment les choisir et, surtout, les prioriser ?

Donner du sens en s’appuyant sur la stratégie d’entreprise : il s’agit de co-construire le projet afin qu’il soit en phase avec les axes stratégiques de l’entreprise. Rappelons, en effet, que depuis juin 2013, le Ministère du travail a fait de la QVT une priorité pour les entreprises avec l’Accord National Interprofessionnel sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail. Qui mettre autour de la table ? CHO, acteurs sociaux, CE, CHSCT, RSE, communication interne, RH et surtout CODIR - à adapter en fonction de l’organisation interne.

Définir les objectifs RH et ses indicateurs de suivi :

• Quels sont les objectifs RH auxquels répondre ? Ils doivent faire écho à la phase de diagnostic menée en amont. Pour cela, référez-vous à notre article dédié aux objectifs RH.
• N’oubliez pas de coupler ces indicateurs RH avec des metrics de suivi plus opérationnels qui permettront de piloter le projet à plus court terme : taux de participation aux activités, fréquentation d’une salle de sport, niveau de satisfaction...

c. Plan d’actions : sensibilisation, incitation ou obligation, où placer le curseur ?

Que choisir comme activités ? Les offres sport et bien-être en entreprise fleurissent : événements ou tournois sportifs, partenariats avec des salles de sport, l’incontournable cours de yoga sur l’open-space, l’espace dédié au sport… Pour vous aiguiller, voici un récapitulatif des offres en fonction du niveau d’implication.

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Où souhaitez-vous placer le curseur ? Avant de vous arrêter sur le “quoi”, positionnez votre projet :

Niveau 1 : voulez-vous mettre en place une politique de prévention ? L’entreprise sensibilise ou propose simplement aux salariés de pratiquer une activité physique et sportive (APS) sans y consacrer de gros moyens financiers. Il s’agira de campagnes de sensibilisation sur l’hygiène de vie, de faire venir des coachs inspirationnels ou de communiquer sur les initiatives personnelles type marathon, opérations sportives caritatives…

Niveau 2 : est-ce une démarche plus incitative ? Les outils les plus connus sont le libre accès à des salles externes (partenariats et tarifs privilégiés), création d’un espace dédié à la relaxation ou aux exercices physiques, des menus bien-être à la cantine, des sorties autour de la découverte d’un sport (team building), les échauffements avant la prise de poste (pour réduire les TMS), la venue d’ostéopathes, de naturopathes ou de nutritionnistes…

Niveau 3: est-ce une démarche plus directive voire obligatoire comme dans certaines entreprises ? Dans ce cas précis, en tant que RH, il faudra ajuster les APS sur le temps de travail nécessitant une adaptation du cadre (plus de flexibilité des horaires et de l’environnement) et de la culture d’entreprise (sortir du présentéisme, des représentations négatives liées au bien-être ou sport sur le lieu de travail).

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2. L’heure du déploiement : bonnes pratiques et facteurs clés de succès

[De J-15 au Jour J]

a. Pré-requis : gestion de projet et environnement adapté

Constituer une équipe projet : le projet doit être préparé et partagé à tous les niveaux de l’entreprise. L’impulsion du chef d’entreprise - qui sera le sponsor projet de préférence - et l’implication des managers sont indispensables pour “infuser” une nouvelle dynamique. Le soutien des différents services tels que la communication est clé pour annoncer le lancement, relayer l’information et accompagner le changement.

Piloter et suivre les actions: qui dit équipe projet, dit pilotage ! Il faut absolument suivre les actions menées grâce aux indicateurs définis en amont : taux participation aux événements, à la salle de sport... puis les indicateurs plus RH (motivation, turn-over....) via des enquêtes régulières et courtes.

Donner un cadre favorable au projet : pour que ces initiatives aient un réel impact sur le long terme, il faut garantir un environnement adapté en levant le maximum de freins : des horaires plus flexibles, changement de mentalités en s’appuyant sur de nouveaux comportements incarnés par les managers et les ambasseurs du projet. N’hésitez pas à y mettre de l’humour et à oser “casser” les codes.

b. Un déploiement au top : lancement par phase et plan de communication

Choisir sa ou ses modalité(s) : cartes de sport, coach, échauffement, sport collectif, team building... ? Pourquoi forcément choisir ? Tentez une démarche hybride mêlant les différents niveaux : une offre mixte permet de satisfaire les sportifs avertis, de motiver les novices et - pourquoi pas - de tenter les plus sceptiques.

• Pour une prise de conscience collective : lancez une politique de sensibilisation au sport et au bien-être grâce à de l’information sur les bonnes habitudes alimentaires et sportives, la venue de sportifs inspirants, la mise en avant les sportifs de l’entreprise, l’accès à des vidéos de yoga…
• Pour une mise en action progressive mais incitative : proposez une offre en “libre-service” à des salles de sport ou à des espaces bien-être pour des séances d’ostéopathie, naturopathie etc...
• Pour activer la transformation : allez plus loin avec des initiatives plus encadrées sur le lieu et le temps de travail. Ce peut-être des ateliers au bureau, un cours de sport en salle privatisé pour l’occasion ou l’organisation de tournois de foot inter-sites ou services.

Organiser son planning et sa communication : surtout pas de lancement massif en pilotage automatique !

Planifier son déploiement : privilégiez une date de lancement par site si votre entreprise possède plusieurs bureaux afin que le comité de pilotage puisse être présent à chaque fois.

Identifier des ambassadeurs : trouvez des leaders d'opinion motivés sur plusieurs sites ou différents départements/ services pour encourager les autres collaborateurs, relayer les messages de l'équipe RH/ communication en charge du projet bien-être.

Réaliser un plan de communication en béton grâce à quelques bonnes pratiques :

• Créez un nom et un logo, générez un petit “buzz” en mode compte à rebours sur l’intranet, le réseau social d’entreprise ou par mail, mettez des affiches attractives sur les murs de l’entreprise et présentez le projet via une courte vidéo ou un mot du partenaire. Misez sur la communication offline et online pour une adhésion et une visibilité optimales.
• Le jour officiel du lancement, créez l’événement en organisant un concours couplé à un atelier sur le lieu de travail. Un maximum de parties prenantes doit être présente pour porter le message. Pourquoi ne pas filmer et mettre à l’honneur les personnes qui se lancent pour relayer l’information et créer une dynamique collective. Osez bâtir une nouvelle culture du sport et du bien-être !

La communication ne doit pas s’arrêter après le lancement. Alimentez vos salariés régulièrement afin d’en faire un thème fil rouge toute l’année.

3. Le temps du bilan et des ajustements

[S+1 à M+6]

La phase de lancement achevée, il faut déjà préparer la suite… En termes de planning, une semaine après le lancement officiel, c’est l’heure du premier bilan consolidé à l’aide de vos indicateurs de suivi : combien de personnes ont participé à l’événement, en sont-ils satisfaits ? Puis, communiquez sur les premiers résultats en interne et auprès de la direction. N’hésitez pas à annoncer les prochaines étapes du projet, à donner de la visibilité car il serait dommage d’abandonner la belle dynamique que vous avez lancée.

À court terme (1 à 2 mois après le lancement), réalisez un récapitulatif complet de la phase de lancement dans l’optique de construire un kit de déploiement plus global : quels ajustements mener ? Qu’est-ce qui a bien ou moins bien fonctionné ? Ce kit a pour objectif d’outiller vos “ambassadeurs” projet grâce aux bonnes pratiques observées les premières semaines.

À moyen terme (4 à 6 mois), observez les évolutions sur vos différents enjeux. Certaines tendances se démarquent-elles déjà ? Voyez-vous poindre des premières avancées ?

À plus long terme (6 à 12 mois), mesurez vos indicateurs RH pour identifier dans quelle mesure les initiatives ont pu contribuer à améliorer certains points critiques : apaisement des conflits, bien-être, moins d’absentéisme…

Suivi : comme tout projet, réalisez des revues régulièrement (une fois par mois à minima) avec l’équipe en charge en vous appuyant sur vos indicateurs. Comme pour l’activité sportive, les résultats s’installent grâce à la régularité !