Lancement démarche QVT : votre guide de communication clé en main !

Votre projet QVT a été validé ? C’est une excellente nouvelle. Reste à convaincre salariés et autres parties prenantes des effets positifs attendus. Pour que le projet soit réellement suivi en interne, un des facteurs clés de succès est la communication. Certes amusants, les 3 emails signés du CEO et les 2 posters arborant les murs de la cafet’... mais non suffisants : il s’agit de concevoir un plan de communication solide visant un réel changement culturel autour des sujets bien-être et santé. Pour faire “pivoter” votre organisation, il faut accompagner le changement autour de 3 axes majeurs : sensibilisation, mobilisation puis adhésion afin d’installer une dynamique d’adoption continue et durable. Suivez le guide.

Pré-requis : la check-list d’un bon communiquant QVT

Avant de lancer votre plan de communication, 6 questions à se poser :

1. Avez-vous dédié une équipe projet multi-compétences : Com, RH, Marketing, Management ?
2. Qui est votre sponsor ? DG, DRH, CEO ?
3. À qui vous adressez-vous ? (voir les outils ci-dessous à mettre en place)
4. Quel est votre “mix com” ? Positionnez l’offre QVT avec logo, baseline, identité visuelle, messages clés et bénéfices attendus.
5. Est-ce que les salariés sont déjà “embarqués” ? Optez pour une démarche de co-construction en vous appuyant sur les plus motivés. Ces “early adopters” deviendront vos ambassadeurs !
6. Quand lancez-vous le projet ? La base pour ériger votre rétroplanning.

Listez les cibles - managers, collaborateurs, IRP, CE - puis, qualifiez leur niveau d’implication, les freins identifiés et les outils de communication les plus adéquats pour y répondre.

Tableau pour la qualification du niveau d'adhésion :

Pour vous aider à construire ce tableau, voici les comportements types face à un projet de changement, une manière d’anticiper les risques.

Schéma des comportements types face au changement :

Les avocats, inconditionnels du changement, ils le défendent et en font la promotion.

Les relais, ils feront tout pour le changement sans le défendre ouvertement.

Les déchirés, ils ont une perception négative du projet mais sont très impliqués dans sa réalisation, souvent en raison de leur position hiérarchique. Ils ont des comportements ambigus.

Les non concernés, ils ne s'intéresseront jamais au projet.

Les opposants, qui s'opposent ouvertement au projet.

Les détracteurs, qui ont des comportements d'opposition non avoués ouvertement.

Les passifs/opportunistes, ils attendent de voir les risques encourus et les gains potentiels avant de s'engager.

Etape 1 : sensibilisation

Timing : J-15

• Objectifs : phase d’information auprès des salariés sur les notions de QVT et les initiatives à venir. Pour convaincre, revenez toujours aux objectifs et enjeux RH puis outiller les acteurs clés du projet pour qu’ils puissent s’approprier les messages : RH, managers et ambassadeurs.
• Outils & bonnes pratiques :

- Remettre un kit de com par cible pour uniformiser le discours : affiches, présentation, vidéo, kakémonos logotypés...

- Créer une campagne teasing de lancement type “compte-à-rebours” :

Sur les canaux digitaux : intranet, RSE (workplace…), newsletter, écran TV, emails.

Sur les canaux physiques : salles de réunion, cafétéria, machine à café, ascenseur, toilettes (si si !)

- Diffuser une vidéo du sponsor pour incarner le projet : créatif ou inspirant, le ton est à adapter en fonction de la culture de l’entreprise.

- Informer en vous appuyant sur des experts est le moyen de convaincre les plus sceptiques en quête de faits et de chiffres : articles de fond, interviews de sportifs, thérapeutes, ergonomes, consultants…

- Susciter la rareté : nommer un groupe de testeurs privilégiés pour tester la solution en avant-première afin qu’ils “fuitent” quelques infos exclusives.

Etape 2 : mobilisation

Timing : le Jour J

• Objectifs : créer l’événement afin de rassembler, susciter l’intérêt puis mettre en action. L’enjeu est de lancer la dynamique d’adhésion durable.

• Outils & bonnes pratiques :

- Organiser un événement avec le sponsor projet : présentation du projet, des objectifs et de la démarche suivi d’un atelier de mise en pratique.

- Pour lancer la dynamique : il faut que les ambassadeurs et les managers jouent le jeu pour entraîner les équipes et lever les freins psychologiques.

- Crédibiliser votre démarche en vous appuyant sur des experts extérieurs : Gymlib propose de faire venir des coachs sportifs ou des experts pour un diagnostic santé. Une manière de convaincre par “l’expérience individuelle”.

- Ancrer le programme dans le temps : remettre aux participants des kits bien-être avec un programme sur les semaines à venir : routines positives, échauffement sur le lieu de travail, astuces nutrition...

- Challenger toute l’entreprise : pourquoi ne pas lancer un défi collectif sur 2 ou 3 semaines auprès des différents départements, sites ou équipes ?
Exemple : si vous donnez accès à des salles de sport, cela peut être le taux de participation par service.

Vivez l'expérience Gymlib Pro ! from Gymlib on Vimeo.

Etape 3 : adhésion

Timing : en continue

• Objectifs : phase d’ancrage des nouvelles pratiques QVT afin de créer une adoption pérenne. Trio d’actions proposées : continuer à communiquer, convaincre les plus réfractaires et écouter les premiers retours pour être au plus près des besoins.

• Outils & bonnes pratiques :

- Planifier des diffusions au sein des canaux de communication identifiés plus haut : témoignages utilisateurs, portraits, gestes de sophrologues, menus de nutritionnistes...

- Rythmer la démarche avec des ateliers : cela fédère et motive les plus réfractaires.

- Évaluer la démarche tous les 3 à 6 mois : utiliser des indicateurs de participation, de satisfaction et RH (absentéisme, engagement, RPS…). Les moyens ? Envoi d’un questionnaire aux salariés, suivi d’indicateurs RH/QVT et focus group sur des questions ciblées.

- Écouter puis ajuster : toute écoute salariale doit offrir une réponse. Accusez réception des retours et adaptez le programme si nécessaire, en fonction de la pertinence des propositions.