De jaarlijkse evaluatie is een mechanisme om de beroepsbekwaamheid van uw werknemers te beoordelen. Het is niet verplicht, maar wel sterk aanbevolen. Dit gesprek is een geprivilegieerd moment van uitwisseling met uw werknemer over zijn werkjaar. 

U wilt een jaarlijks functioneringsgesprek voeren met uw medewerkers, maar u weet niet hoe u dat moet doen? Hier volgen enkele tips om van uw jaarlijks functioneringsgesprek een succes te maken.

1. Informeer de werknemers over beoordelingstechnieken

Als werkgever bent u wettelijk verplicht uw werknemers vooraf in te lichten over de methoden en technieken van professionele evaluatie die ten aanzien van hen zullen worden gebruikt. Bovendien kan geen informatie over een werknemer persoonlijk worden verzameld door een systeem waarvan hij niet vooraf in kennis is gesteld.

In de praktijk vrezen veel werknemers de jaarlijkse beoordeling. Om deze angst bij uw werknemers te voorkomen, is het van belang hen duidelijk en nauwkeurig te informeren over de contouren van dit jaarlijkse gesprek. 

Het doorgeven van deze informatie is van groot belang, omdat werknemers zich dan met een gerust hart kunnen voorbereiden op het jaargesprek. Het is mogelijk de werknemers per e-mail of per post te informeren.

Preciseringen - Het jaargesprek moet betrekking hebben op alle werknemers van uw onderneming. 


💡 Goed om weten - Het is belangrijk om het professionele gesprek niet te verwarren met het jaarlijkse gesprek. De werkgever is verplicht om de twee jaar een professioneel gesprek met de werknemer te organiseren dat gewijd is aan zijn of haar professionele ontwikkelingsperspectieven, met name op het vlak van kwalificaties en tewerkstelling.

2. Voorbereiding van de ondersteuning voor het jaarlijkse gesprek

Nadat u uw werknemers hebt ingelicht, is het belangrijk om de inhoud van de jaarlijkse evaluatie voor te bereiden.

Als leidraad tijdens de jaarvergadering kunt u gebruik maken van een evaluatie- of beoordelingsrooster. Deze steun zal dienen als basis voor de bespreking tijdens het interview. U kunt ook een sjabloon voor het jaargesprek gebruiken.

Het doel van deze ondersteuning is de evaluatiecriteria vast te stellen en de balans op te maken van het werk dat de werknemer in de loop van het jaar heeft verricht.  

💡 Goed om te weten - De evaluatie van werknemers is aan specifieke regels onderworpen.

Om uw jaarlijkse interview materiaal voor te bereiden, is het aanbevolen om: 

  • Doelstellingen bepalen die voor alle werknemers gelden: bedrijfscultuur, striktheid, professionalisme, intermenselijke vaardigheden, enz.  
  • Stel doelstellingen vast die verband houden met de functie en de missies van de medewerker: deze doelstellingen moeten worden gepland op basis van de functie van de medewerker. Voor een medewerker van uw marketingteam kunt u bijvoorbeeld prestaties, analyse, creativiteit, enz. als criteria kiezen.
  • Bepaal de evaluatiemethodes: tijdens het gesprek moet elk bepaald criterium geëvalueerd worden. Om dit te doen, moet u de evaluatiemethodes vastleggen. U kunt bijvoorbeeld 4 evaluatieniveaus gebruiken: onvoldoende, voor verbetering vatbaar, doelstelling bereikt, uitstekend. U kunt ook opmerkingen toevoegen na elke geëvalueerde doelstelling. Het idee is om de medewerker advies te geven, maar ook om hem/haar te helpen begrijpen welke punten verbeterd moeten worden.

💡 Goed om weten - Vergeet niet de collectieve arbeidsovereenkomst te raadplegen die van toepassing is op uw onderneming. Het is mogelijk dat die regels bevat met betrekking tot het jaargesprek. Sommige collectieve arbeidsovereenkomsten voorzien met name in evaluatieroosters.

3. Het verloop van de evaluatie

De jaarlijkse vergadering moet een moment zijn voor een constructief gesprek met uw werknemer. Daartoe kunt u beginnen met een terugblik op het afgelopen jaar, en vervolgens de doelstellingen voor het komende jaar bespreken. Ten slotte kunt u een moment plannen om de functie van de werknemer meer in het algemeen te bespreken (omstandigheden en levenskwaliteit op het werk, wijzigingen in de opdrachten, enz.)

💡 Goed om weten - Om doeltreffend te zijn, moet het gesprek gestructureerd zijn. Sta hiervoor open voor discussie en volg het interview kader dat u hebt gecreëerd.

Om de uitwisselingen te vergemakkelijken, is het belangrijk dat u uw werknemer op zijn gemak stelt. Het jaargesprek mag geen monoloog van uw kant zijn. Het is belangrijk dat u uw werknemer de tijd geeft om te spreken. In plaats van zelf een overzicht te geven van het werkjaar van de werknemer, kunt u bijvoorbeeld aanbieden om dat te doen. 

Met een dergelijke aanpak maakt u het gesprek dynamischer, en kunt u gemakkelijker terugkaatsen en commentaar geven op de uitspraken van de werknemer.

Ter afsluiting van het jaargesprek kunt u een beknopte samenvatting van de gesprekken maken.

4. Vergeet niet een verslag te schrijven!

Na het jaargesprek is het sterk aan te bevelen een verslag te schrijven waarin de hele vergadering wordt samengevat. 

In principe is het niet verplicht om de werknemer een schriftelijk verslag van de jaarvergadering te geven. De CAO die op uw werknemers van toepassing is, kan u echter een dergelijke verplichting opleggen.

💡 Goed om te weten - Het is aan te bevelen om twee exemplaren van het gespreksverslag te maken, één voor de werknemer en één voor uw HR-team.

Om u te helpen bij het opstellen van uw notulen, kunt u overwegen de sjabloon voor het jaarlijkse gesprek te gebruiken: opmerkingen, opmerkingen van de werknemer, beoordeelde criteria, enz.

Dit verslag stelt u in staat om:

  • de discussies samen te vatten die tijdens het gesprek hebben plaatsgevonden;
  • duidelijke en precieze doelstellingen voor de werknemer voor het komende jaar vast te stellen.

5. Follow-up van het interview

Om volledig doeltreffend te zijn, moet het jaarlijkse functioneringsgesprek gepaard gaan met een passende en regelmatige follow-up. 

Nadat u alle jaarlijkse gesprekken met uw medewerkers hebt gevoerd, is het belangrijk om een stap terug te doen en de inhoud van deze gesprekken te analyseren. 

Het doel is om dankzij deze gesprekken de besluitvorming binnen de onderneming te verbeteren. Deze gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om te anticiperen op toekomstige behoeften op het gebied van human resources (bijv. loopbaanontwikkeling, beheer van vaardigheden...).

💡 Goed om weten - Naast het jaarlijkse gesprek kunt u maandelijkse of driemaandelijkse gesprekken met uw medewerkers organiseren om de verwezenlijking van de vastgestelde doelstellingen te evalueren. 

Met een regelmatige en continue opvolging kunt u er met name voor zorgen dat uw werknemers over de nodige middelen beschikken om deze doelstellingen te bereiken.