Quelles sont les clés pour réussir son entretien annuel ?

L’entretien annuel est un dispositif permettant d’apprécier l’aptitude professionnelle de vos salariés. Il n’est pas obligatoire mais fortement recommandé. Cet entretien est un moment d’échange privilégié avec votre salarié sur son année de travail. 
Vous souhaitez effectuer un entretien annuel de vos salariés, mais vous ne savez pas comment faire ? Voici quelques conseils pour réussir votre entretien annuel.

1. Informer les salariés sur les techniques d’évaluation

L’information des salariés est le socle de la réussite de votre entretien annuel.

En tant qu’employeur, la loi vous impose d’informer préalablement les salariés sur les méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en œuvre à leur égard. De plus, aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été au préalable porté à sa connaissance.

En pratique, beaucoup de salariés redoutent l’étape de l’entretien annuel. Pour éviter cette crainte auprès de vos salariés, il est important de les informer de manière claire et précise sur les contours de cet entretien annuel. 

La transmission de ces informations est très importante, car elle permet aux salariés de préparer sereinement l’entretien annuel. Il est possible  d’informer les salariés par courrier électronique ou postal.

Précisions - L’entretien annuel doit concerner l’ensemble des salariés de votre entreprise. 

💡 Bon à savoir -  Il est important de ne pas confondre l’entretien professionnel avec l’entretien annuel. Tous les deux ans, l’employeur a l’obligation d’organiser un entretien professionnel avec le salarié consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi. 

2. Préparer le support de l’entretien annuel

Après avoir informé vos salariés, il est important de préparer le contenu de l’entretien annuel. 

Pour vous guider tout au long de l’entretien annuel, vous pouvez utiliser une grille d’évaluation ou d’appréciation. Ce support servira de base de discussion durant l’entretien. Vous pouvez également vous servir d’un modèle d’entretien annuel.

L’objectif de ce support est de fixer les critères d’évaluation et de faire le point sur le travail accompli par le salarié tout au long de l’année.  

💡 Bon à savoir - L'évaluation des salariés est soumise à des règles spécifiques.

Pour préparer votre support d’entretien annuel, il est recommandé de : 

• Fixer des objectifs communs à l’ensemble des salariés : culture d’entreprise, rigueur, professionnalisme, relationnel, etc.  
• Fixer des objectifs liés au métier et aux missions du salarié : ces objectifs doivent être prévus en fonction du métier du salarié. Par exemple, pour un salarié de votre équipe marketing, vous pouvez choisir comme critères la performance, l’analyse, la créativité, etc.
• Définir les modalités d’évaluation : au cours de l’entretien chaque critère fixé doit être évalué, pour cela, vous devez fixer les modalités d’évaluation. Vous pouvez, par exemple, utiliser 4 paliers d’évaluation : insuffisant, à améliorer, objectif atteint, excellent. Vous pouvez également ajouter des commentaires après chaque objectif évalué. L’idée est de donner des conseils au salarié, mais aussi de l’aider à comprendre les points à améliorer.

💡 Bon à savoir - Pensez à consulter la convention collective applicable à votre entreprise. Il est possible que des règles relatives à l’entretien annuel y soient prévues. Certaines conventions collectives mettent notamment à disposition des modèles de grille d’évaluation.

3. Le déroulé de l’entretien

L’entretien annuel doit être un moment d’échange constructif avec votre salarié. Pour cela, vous pouvez commencer par effectuer un bilan de l’année écoulée, puis aborder les objectifs de l’année à venir. Enfin, vous pouvez prévoir un temps d’échange pour aborder plus globalement l’emploi du salarié (conditions et qualité de vie au travail, modification des missions, etc.).

💡 Bon à savoir - Pour être efficace, l’entretien doit être structuré. Pour cela soyez ouverts à la discussion tout en suivant la trame d’entretien que vous avez créée.

Afin de faciliter les échanges, il est important de mettre à l’aise votre salarié. L’entretien annuel ne doit pas être un monologue de votre part. Il est important de laisser un temps de parole à votre salarié. Par exemple, au lieu d’effectuer vous-même le bilan de l’année de travail du salarié, vous pouvez lui proposer de le faire. 

Avec ce type d’approche, vous rendez l’entretien plus dynamique, et vous pouvez plus facilement rebondir et apporter des remarques sur les affirmations du salarié.

Pour clore l’entretien annuel, vous pouvez effectuer un résumé concis des échanges.

4. Penser à rédiger un compte-rendu !

Après l’entretien annuel, il est fortement recommandé de rédiger un compte-rendu synthétisant l’ensemble de l’entretien. 

En principe, il n’est pas obligatoire de remettre au salarié un compte-rendu écrit de l’entretien annuel. En revanche, la convention collective applicable à vos salariés peut toutefois vous imposer une telle obligation.

💡Bon à savoir - Il est recommandé de produire deux exemplaires du compte-rendu de l’entretien, un pour le salarié et l’autre pour votre équipe de ressources humaines.

Pour vous aider à rédiger votre compte-rendu, pensez à utiliser la trame de l’entretien annuel : commentaires, remarques du salarié, critères évalués, etc.

Ce compte-rendu vous permet :

• de résumer les échanges qui ont eu lieu au cours de l’entretien ;
• de fixer au salarié des objectifs clairs et précis à atteindre pour l’année à venir.

5. Effectuer un suivi de l’entretien

Pour être pleinement efficace, l’entretien annuel doit être accompagné d’un suivi adapté et régulier. 

Après avoir effectué tous les entretiens annuels de vos salariés, il est important de prendre du recul et d'analyser le contenu de ces entretiens. 

L’objectif est d’améliorer la prise de décision au sein de l'entreprise grâce à ces entretiens. Par exemple, ces entretiens peuvent être utilisés pour anticiper les besoins à venir en matière de ressources humaines (ex : évolution de carrière, gestion des compétences...).

💡 Bon à savoir - En plus de l’entretien annuel, vous pouvez instaurer des entretiens mensuels ou trimestriels avec vos salariés pour faire le point sur la réalisation des objectifs fixés. 

Avec un suivi régulier et continu, vous pouvez notamment vous assurer que vos salariés disposent des moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs.

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